KOMUNIKASI BISNIS
DASAR
KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS
·
Pengertian
dan cakupan komunikasi
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara
dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan. Dalam
ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa
kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis
kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti
“sibuk” dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian,
sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Berikut
pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli:
Menurut
Everett M. Rogers, Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari
sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah
laku mereka. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied
Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)
Menurut
Purwanto: Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakandalam dunia bisnis
yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun
nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu
Menurut
Katz (1994:4) Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep
yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil. Komunikasi
bisnis’ diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam
rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis’ dalam
konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan
·
Cakupan/Ruang
lingkup Komunikasi Bisnis
Ada
lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:
1. Pengirim
pesan (sender atau komunikator)
2. Pesan
yang dikirimkan (message)
3. Bagaimana
pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media)
4. Penerima
pesan (receiver atau komunikan)
5. Umpan
balik (feedback) atau effect.
Kelima
komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak
hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima
komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk
mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan
selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk
timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses
belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.
·
Unsur-unsur
dalam Komunikasi
Komunikasi
bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis
diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara
komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar.
Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.
Dalam
komunikasi bisnis terdapat enam (6) unsur pokok, yakni sebagai berikut:
1. Memiliki
tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2. Pertukaran,
dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator
dan komunikan.
3. Gagasan,
opini, informasi, dan instruksi, merupakan isi dari pesan yang bentuknya
beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan
saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka. Menggunakan
media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara
bersamaan.
5. Menggunakan
simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau
dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian
tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau
lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh manajemen.
·
Bentuk
Dasar dari Komunikasi
Komunikator
yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin
menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu
membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik,
bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi,
bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana
menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui
tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia
bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing
bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi
Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written)
maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim surat
atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda
berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga
sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam
suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda
mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya
merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, beberapa contoh
komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi
komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja,
dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki
suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan
dikatakan.
2. Komunikasi
Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar
dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology
sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan
tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan
orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan
komunikasi nonverbal:
a. Seseorang
yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk
menunjukkan kemarahan.
b. Seseorang
yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
c. Seseorang
yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap
rasa tidak senang terhadap orang lain.
·
Bisnis
dalam Pandangan Komunikasi
Memasuki
millenium baru, dunia usaha banyak menghadapi masalah kompleks. Bukan saja
karena cakupan bisnisnya yang semakin beragam, melainkan juga karena skala
bisnis sudah menjadi problem yang sangat luas. Sejumlah ahli mengatakan bisnis
sudah menjadi masalah global. Mengapa sampai demikian?
Pertama,
karena semakin pesatnya kemajuan di bidang sain dan teknologi, sehingga
merangsang terciptanya sistem dan proses produksi yang efisien. Produksi barang
dan jasa sudah melampaui batas kebutuhan pasar dalam negeri, sehingga perlu di
ekspor.
Kedua,
karena teknologi telah mempercepat pembangunan sarana dan prasarana
transportasi, sehingga mobilitas sosial menjadi semakin cepat dan tinggi.
Ketiga,
bersamaan dengan itu, kemajuan di bidang transformasi informasi [komunikasi]
juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu
dapat disampaikan tanpa tergantung pada jarak geografis. Bukan itu saja,
kemajuan di bidang komunikasi [media massa] telah mempengaruhi pola-pola bisnis
antarmanusia.
Fenomena
inilah yang menyadarkan banyak orang betapa pentingnya memahami gejala
komunikasi dalam rangka memahami gejala bisnis.
Jika
kita melihat bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama suatu proses sosial, kita
akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan, sebaliknya,
bisnis adalah komunikasi. Artinya, pada tingkatan gejala [fenomena], antara
komunikasi dan bisnis merupakan gejala yang terintegrasi. Tidak bisa
dipisah-pisahkan. Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan
melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sbb :
a. Dalam
komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi; sedangkan dalam bisnis, yang
diproduksi adalah barang dan jasa. Dalam konteks tertentu, informasi juga
termasuk barang dan jasa. Misalnya : informasi lewat surat kabar, majalah,
televisi, dll.
b. Kemudian,
bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tsb kepada pihak lain. Dalam
komunikasi, pihak lain bisa disebut communicator, audience,destination, dst.
Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien,
buyer, dst.
c. Komunikasi
dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai
hambatan-hambatan yang spesifik.
PERANAN
KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
·
Peranan
Komunikasi dalam bisnis
Keberhasilan
komunikasi di dalam suatu organisasi
akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam
kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan,
cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu)
komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara
berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya
peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara
empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan
atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang
dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil
studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor
personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi
konflik menejemen (Boove and Thill, 2002).
Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga
merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif
dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci
kesuksesan.
Keberhasilan
komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam
komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis
komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator
harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Keberhasilan
Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah
satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi
dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan
komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain,
pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan
adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik
sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi
yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan
layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan
terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja
(performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi
selalu dapat dilakukan. Keempat,Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor
yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
·
Tujuan
dari Komunikasi dalam bisnis
Komunikasi
bisnis merupakan setiap komunikasi yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan
bisnis, seperti untuk membangunpartnerships, sumber daya intelektual, atau
untuk mempromosikan satu gagasan, produk, servis, atau pun suatu organisasi.
Fungsi
komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive,
integrative.
Dalam
komunikasi bisnis, terdapat beberapa tujuan tertentu. Berikut ini adalah
beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :
1. Meningkatkan goodwill (nama baik)
perusahaan.
2. Meningkatkan hubungan baik perusahaan
dengan masyarakat.
3. Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam
perusahaan.
·
Umpan
Balik dan bentuk-bentuknya
Dalam
melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat
diperoleh. 2 manfaat tersebut adalah :
1. Manfaat
Eksternal
Komunikasi
bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya
membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan
presentasi bisnis yang disusun secara profesional dapat meningkatkan citra
perusahaan. Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya,
menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.
2. Manfaat
Internal
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan. 8 hal yang
menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif :
a. Kemampuan
bekerja keras
b. Kemampuan
manajemen
c. Kepercayaan
diri
d. Kemempuan
mengambil keputusan yang sehat
e. Latar
belakang akademis
f. Mempunyai
ambisi untuk maju
g. Kemampuan
berkomunikasi secara efektif
h. Berpenampilan
menarik
·
Kesalahpahaman
dalam berkomunikasi
Di
dalam komunikasi pasti pernah ada kesalahpahaman yang terjadi. Kesalahpahaman
komunikasi
adalah salah satu kendala komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik.
Suatu
kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh
seseorang
memiliki makna yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi.
Kesalahpahaman
ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan
sehari-hari,
sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan
orang
banyak.
Rata-rata
kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan
komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan
merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang
terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan
tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun
kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.
Kondisi
kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan
berkomunikasi
yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun
dalam
hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan
yang
sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut
menentukan
efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.
Ada
beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah
meningkatkan
kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan,
misalnya,
banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan
sistematis.
Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum
jelas
maksudnya.
·
Memperbaiki
komunikasi dalam organisasi
Cara
mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve
dan Thill, 2003;22) adalah :
1. Memelihara
iklim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari
nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan
dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.
2. Bertekad
memegang teguh etika berkomunikasi
3. Memahami
kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya perkembangan teknologi dan
informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup
regional, nasional, maupun internasional.
4. Menggunakan
pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat
pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.
5. Menggunakan
teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi
informasi.
Teknologi dapat dipergunakan untuk
menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang
bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang
efektif.
6. Menciptakan
dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan
cara :
a. Memahami
penerima pesan
b. Menyesuaikan
pesan dengan penerima
c. Mengurangi
jumlah pesan
d. Memilih
saluran atau media yang tepat
e. Meningkatkan
keterampilan berkomunikasi
KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
·
Pola
Komunikasi Bisnis
Meskipun
semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian
informasi dapat dilakiukan secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain
halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan,
penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komunikasi (patterns of communicationhs) terjadi dalam suatu
organisasi? Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran
komunikasi formal (formak communication channel) dan saluran komunikasi
nonformal (informal communication channel).
A.
Saluran
komunikasi formal
Dalam
struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari manajer
kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi informasinya
dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau downward
communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communication), komunikasi horizontal (horizontal communicationws), dan
komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan dibahas
mengenai keterbatasab komunikasi formal (montana, 1993; greene, 1985)
1. Komunikasi
dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi
dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas
kebawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi dari manajer
kebawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya
dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke
bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasi
, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level
bawah.
Komunikasi dari atas ke
bawah tersebut bisa berupa lisan (oral communications) maupun tertulis (written
communications). Komunikasi secara lisan
dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di samping itu komunikasi
tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kontak informasi, surat
tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian, papan pengumuman,
dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan. Menurt katz dan khan,
komunikasi kebawah memiliki lima tujuan pokok yaitu:
a. Memberikan
penghargaan atau instruksi kerja tertentu,
b. Memberikan
informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
c. Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
d. Memberikan
umpan balik pelaksanaan kerja kepada paraa karyawan,
e. Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan
saluran informasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan atau sensor informasi penting yang ditunjukan kepada bawahannya.
Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap
aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang diterima disebabkan saluran komunikasi
yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawan.
2. Komunikasi
dari bawah ke atas
Dari struktur orgsnisasi,komunikasi dari
bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan)
menuju ke atas(manajer).Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam
suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila
manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan
dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh
kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan
bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan
terhadap informaasi tersebut.
Salah satu kelemahan
komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan
informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan
negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan.
3. Komunikasi
horizontal
Komunikasi horizontal atau sering juga
disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam suatu organisasi,
tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberi kan informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi horizontal
menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam suatu
organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar. akan
tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa
harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau
minim dipakai.
4. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang
agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal
melibatkan komunikasi antara dua level organisasi yang berbeda.contohnya adalah
komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik. Bentuk komunikasi
diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:
a. Penyebaran
informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi tradisional.
b. Memungkinkan
individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan
masalah dalam organisasi.
Namun komunikasi
diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa
komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah
berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi
besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
5. Keterbatasan
komunikasi formal
Meskipun sangat penting bagi organisasi
besar, namun dampak saluran komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut
pandang individual maupun perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang
individual, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi
pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses
pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat
berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan
manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk
dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak. Kemudian dilihat
dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dalam saluran komunikasi formal
adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke
level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur
komunikasi berpotensi menimbulkan kesalah pahaman. Bagaimana mengatasi hal
tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan (level)
dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi,
semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang
mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak
rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi
B.
Saluran
komunikasi informal
Bagan
organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang akan
ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur
hierarki yang ada. Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak
yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam
suatu organisasi untuk bertukar informasi antara orang yang satu dengan oang yang lain. Oleh
karena itu keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak
dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk
memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya.
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
·
Mengelola
Komunikasi Bisnis
Ada
dua hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; bagaimana menangani krisis
komunikasi. Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan berikut ini.
v Penanganan
Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya
volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari pada dalam organisasi berskala
kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana
memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost)
tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi
Jumlah Pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi yang
di sampaikan secara lisan maupun tertuls perlu dikelola dengan baik. Dalam hal
ini, seorang manajer organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk
membuat satu halaman surat di perlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu,
tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan
untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama
sebuah surat bisnis dapat di selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan
perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik
dan berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang
akan disampaikan, mungkin lebh baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti
lewat telepon atau tatap muka.
Dalam suatu organisasi,
mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan juga banyak
pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil
yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan memperoleh
perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya diselesaikan?
Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa banyak surat yang
seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam menghemat waktu
dan uang.
b. Intruksi
yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya
komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang
manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam
organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan
komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan
organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari
kesalahan member intruksi.
c. Mendelegasikan
Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan
organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan
bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.
Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan
komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan
ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak
dalam suatu organisasi.
d. Melatih
Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak
otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang memiliki suara yang menarik
juga tidak otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan jelas kepada khalayak
(audience). Namun, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami
dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang
teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu
organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan
berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan erat dengan
masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya
organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
·
Masalah
Komunikasi dalam Organisasi
Hambatan-Hambatan
Terhadap Komunikasi yang Efektif Di Dalam Organisasi
1.
Hambatan Teknis
Keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang
dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi,
sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media
komunikasi.
Menurut
Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan
teknis dari komunikasi :
a. Tidak
adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
b. Kurangnya
informasi atau penjelasan
c. Kurangnya
ketrampilan membaca
d. Pemilihan
media [saluran] yang kurang tepat.
2.
Hambatan Semantik
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif.
Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
[komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
Tidak adaya hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau
penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda
dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari miss komunikasi semacam
ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan
karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap
kata-kata yang dipakainya.
3.
Hambatan Manusiawi
Terjadi
karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang
JENIS-JENIS
KOMUNIKASI
·
·
Menurut
Kelangsungannya
1. Komunikasi
langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang
dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media
komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi
tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik
itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.
·
Menurut
Perilaku
1. Komunikasi
formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi
seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut
rules dari organisasi atau perusahaanya.
2. Komunikasi
informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak
ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga
tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya
adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.
3. Komunikasi
nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat
formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas
pekerjaan organisasi.
·
Menurut
Maksudnya
Menurut
maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan
dilakukan dengan maksud tertentu dari
yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu
diantaranya adalah:
1. Pidato
2. Ceramah
3. Wawancara
4. Memberi
tugas atau perintah
·
Menurut
Ruang lingkupnya
1.
Komunikasi Internal.
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang
lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara
anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan
orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:
Komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal.
2.
Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal merupakan
komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada
di luar organissi atau perusahaan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat
berbentuk :
a. Eksposisi,
pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
b. Komperensi
pers
c. Siaran
televise, radio, dan sebagainnya.
d. Bakti
social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi
eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan
kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat
berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
·
Aliran
informasi
1. Komunikasi
satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.
2. Komunikasi
dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini
komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada
komunikatornya.
3. Komunikasi
ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
4. Komunikasi
ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5. Komunikasi
kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki
kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai
bentuk interaksi komunikasinya.
·
Jaringan
kerja
1. Komunikasi
jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi
jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang
berbentuk seperti lingkaran.
3. Komunikasi
jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya
yang dilalui lebih pendek.
·
Peranan
individu
1. Komunikasi
antara individu dengan individu yang lain
2. Komunikasi
antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
3. Komunikasi
antara individu dengan dua kelompok atau lebih
·
Cara
penyampaiannya
1. Komunikasi
lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi
secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk
ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.
2. Komunikasi
tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan,
komunikasi ini biasanya berupa:
·
Jumlah
pelaku dlm komunikasi trsbt
1. Komunikasi
perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual
antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.
2. Komunikasi
kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang
masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.
TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS
·
Keuntungan
Menguasai Teknologi Informasi
A. Dalam
Bidang Sosial
Kemajuan
teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu
tempat dan tempat yang lain.
B. Dalam
Bidang Pendidikan
1. Informasi
yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.
2. Inovasi
dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
3. Kemajuan
TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang
berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada
dalam satu ruangan.
4. Sistem
administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar
karena penerapan sistem TIK.
C. Dalam
Bidang Ekonomi
1. Semakin
maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
2. Bisnis
yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah
transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
3. Dengan
fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan
mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
D. Dalam
Bidang Pemerintahan
1. Teknologi
Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut
e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan
pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan
lancar.
2. e-government
juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
3. Masyarakat
dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah
sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
·
Pemanfaatan
Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis
Bagi
dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring
listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Ini merupakan sumber yang
penting, tetapi dulu perusahaan memiliki pengaruh yang kecil.
Perusahaan-perusahaan memiliki pilihan yang terbatas atas layanan yang
diperoleh dari penyediaan layanan yang dikelola secara monopoli. Hari ini, para
pengguna korporat meletakkan bersama keseluruhan jejaring di bawah kontrol
mereka, memotong-pintas jejaring publik sebagian atau seenuhnya. Deregulation
dan teknologi digital baru telah mengizinkan perusahaan untuk secara sadar
merancang dan mengoperasikan jejaring telekomunikasi internal dan privat untuk
meningkatkan posisi kompetitif mereka. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk
menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif.
Layanan
TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan
pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring
privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional
menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki
kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu
dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi
kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar
memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perusahaan
multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan
sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk
tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur.
Perusahaan-perusahaan
kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri
ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik
hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk
menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global
merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang
sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan
finansial.
Pada
ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran
teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang
dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan
mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan,
mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis
teknologi informasi.
·
Pengaruh
Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis
Di
sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat
menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam
bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang
penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks
yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan
mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang
wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus
membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data
berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.
Keberhasilan
seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan
yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan
membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun.
Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus
cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya. Dalam perusahaan besar,
biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar
data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha,
dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah
ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun
pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
1. Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
2. Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di
bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika,
penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3. Keberanian
dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
4. Bersedia
untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
5. Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
6. Dalam
keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah
berhasil pada masa lampau.
7. Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
8. Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
Seorang
Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan
ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif
harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan
berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil
keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam
pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak
factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making),
diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.
Dalam
proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil
keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku
membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada
pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan
Wirausaha, dan sebagainya. Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai
mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya. Seorang Wirausaha
suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan
kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang. Seorang wirausaha yang
ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.
Dalam
mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan
memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
1. Ukuran
dan kompleksitas bisnis.
2. Harapan
mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
3. Fasilitas
jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
4. Kualitas
dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas
latihan yang tersedia.
5. Jumlah
transaksi yang harus diproses.
6. Faktor-faktor
keuangan.
PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS
·
Penentuan
Proses Komposisi
Menyusun
pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman
terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya
terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan
Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal
yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap
perencanaan tersebut meliputi :
a. Penentuan
tujuan
b. Analisis
audiens
c. Penentuan
ide pokok
d. Pemilihan
saluran dan media
2. Penyusunan
Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya
ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan,
yaitu :
a. Mengorganisasikan
pesan
b. Memformulasikan
pesan
3. Revisi
Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang
untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai
kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
a. Menyunting
pesan
b. Menulis
ulang
c. Memproduksi
pesan
d. Mencetak
pesan
·
Penentuan
Tujuan
Pesan
bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya
memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi.
Ada
tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi
informasi (informing)
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai
staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
·
Analisis
Audience
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
1. Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah
dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang
rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah
dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
2. Mengenali
penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa
orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak
sebagai pengambil keputusan.
3. Menetapkan
jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan
bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan
berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
4. Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang
yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang
relatif sama terhadap suatru pesan.
5. Memperkirakan
reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat
tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
6. Memenuhi
Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi
semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan
salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan
agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
a. Temukan
apa yang ingin diketahui audiens
b. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens
d. Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
e. Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
7. Memuaskan
kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan
bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal
penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang
juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan
agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur,
rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
·
Penentuan
Ide Pokok
Setiap
pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan
(topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut.
Cara
yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara
menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari
berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta
yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
1. Storyteller’s
Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan
– pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada,
rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan
berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random
List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam
pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide
tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang
penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup
pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi
(recommendation) yang akan diberikan.
4. Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin
yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa,
apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan
jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question
and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah
melihat dari sisi perspektif audience
B. Petunjuk
atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan
dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan
sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu
manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide
pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang
sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini
mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif
sama saja.
·
Seleksi
Saluran dan Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Saluran
Komunikasi Lisan
Komunikasi
lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi
itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan
memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan
tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi
Lisan :
a. Anda
menginginkan umpan balik segera dari audiens..
b. Pesan
anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
c. Anda
tidak memerlukan catatan permanan
d. Anda
dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
e. Anda
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi
Tertulis :
a. Anda
tidak memerlukan uMpan balik segera.
b. Pesan
anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
c. Anda
memerlukan catatan permanen.
d. Anda
ingin mencapai audiens yang luas.
e. Anda
ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media
pada saluran lisan :
a. Percakapan
tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
b. Telepon,
voice mail
c. Radio,
televisi, Computer
d. Pita
audio dan video
e. Teleconference
f. Video
conference
Media
pada saluran tertulis :
a. Surat,
memo, laporan, proposal
b. Elektronik
mail / email
c. Telepon
(sms)
d. Computer
e. Faks
f. Telegram
g. Pos
biasa dan khusus
PENGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
·
Pengorganisasian
melalui outline
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan
ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan
adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika
materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik,
fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan
menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun.
Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau
menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting
tahap pertama ini.
Apabila pesan yang
disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan
transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola
piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan
ke dalam tiga golongan, yaitu :
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu
menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat
dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar
dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa
mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang
akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya,
sebagai pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline
adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline
yang dibuat.
2. Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan
menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian
materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting
yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan
langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga
dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal
kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian
diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar
tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun
pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan
pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan
dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience
mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang
akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik
digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience
positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience
negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung.
Setelah menganalisis
kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah
berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara
bebagai model berikut :
a. Direct
request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok
menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
b. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan
bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
d. Pesan-pesan
persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
·
Pemilihan
Karta yang Tepat
Pemilihan
kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau
pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus
menggunakan kata-kata dengan baik.
A. Pilihlah
kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis,
gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami
oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya
mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
B. Pilihlah
kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang
singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain
efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang
disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa
yang baik dan benar.
C. Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai
pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan
kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.
·
Membuat
Kalimat yang Efektif
Penyusunan
kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang
perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan
susunan dan kelogisan.
Tiga
Jenis Kalimat
a. Kalimat
Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat.
Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik
langsung maupun tidak langsung
b. Kalimat
Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang
tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c. Kalimat
Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih
klausa dependen sebagian anak kalimat.
Komentar
Posting Komentar