KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN
LAPORAN BISNIS
Ø Pengertian Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut
Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut
Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara
teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Ø Jenis Laporan Bisnis
Laporan
bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan
pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat
dijelaskan berikut ini :
§ Berdasarkan
Fungsinya
a. Laporan
informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi
dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik
kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah
laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report),
dan laporan triwulan (quarterly report).
b. Laporan
analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan
menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation
report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).
§ Berdasarkan
Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan
departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan
akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan
pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan
produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.
§ Berdasarkan
formalitasnya
a. Laporan
formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk
panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun
demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi
yang ada. Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks:
pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat
kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis,
abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement
part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
b. Laporan
informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup
badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman,
pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
§ Berdasarkan
Keasliannnya
a. Laporan
otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari
komite atau orang lain.
b. Laporan
sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
c. Laporan
swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
d. Laporan
publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah,
termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai
oleh nagara.
§ Berdasarkan
Frekuensinya
a. Laporan
berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian,
mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala,
antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari,
laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite
setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
b. Laporan
khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada
kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis
dalam perusahaan.
§ Berdasarkan
Jenisnya
a. Laporan
Memorandum (periodic report)
Laporan yang menggunakan format memo,
yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
b. Laporan
surat (letter report)
Laporan surat adalah laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam
pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
c. Laporan
dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki
judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.
d. Laporan
formal (formal report)
Laporan formal biasanya lebih panjang
daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan
panjang (long report).
§ Berdasarkan
Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat
tiga jenis laporan, yaitu
a. Laporan
pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang
diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
b. Laporan
perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara
berkala.
c. Laporan
akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
§ Berdasarkan
Pelaksanaan Pertemuan
a. Agenda
(agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
b. Resolusi
(resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan.
c. Notulen
(minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
d. Laporan
pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas
dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
Ø Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat
sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
a. Pemberi
kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta laporan.
b. Layout
atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan
dibahas dalam laporan.
c. Masalah
biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai
maksud atau tujuan laporan.
d. Maksud
penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen tersebut
merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk
maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
e. Ruang
lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk
sebuah laporan.
f. Metedologi
mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan dengan membaca
bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumber
primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar) catatan
perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya.
h. Latar
belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca
memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan
pemahaman yang jelas terhadap suatu pembahasan.
i.
Definisi istilah perlu dicantumkan jika
menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran.
j.
Keterbatasan misalnya dalam hal dana
waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu
malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan
penelitian lebih lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu
dilaporkan didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru
atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang pesangon,
k. Menambah
perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain
sebagainnya.
2.
Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan
bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam bagian ini, dikembangkan
diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci. Penulisan laporan bisnis yang
baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang
hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam maksud penulisan laporan
tersebut.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum
laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.
a. Rangkuman
berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh
b. Kesimpulan
berisi fakta-fakta yang dibahas
c. Rekomendasi
menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah
dibuat.
d. Rencana
tindakan merupakan pernyataaan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggunga jawab
terhadap proyek yang akan dilaksanakan.
e. Proposisi
digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang
tegas, yaitu tuntunan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.
Ø Pengorganisasian Isi dalam Laporan
Bisnis
Bentuk
penyusunan suatu laporan memiliki daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi
pembacanya. Kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih
rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan.
§ Cara
menyusun tubuh laporan bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan yaitu :
a. Cara
Deduktif
Menggambarkan laporan dari belakang
kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum
menjelaskan hal-hal yang rinci.
b. Cara
induktif
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum
ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.
§ Cara
menyusun teks laporan bisnis
a. Membuat
topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam
membuat laporan. Judul utama mungkin menggunakan keriteria standar,
faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan
laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli atau
memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling
penting.
b. Menyusun
suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program
konvensi, atau laporan perkembangan, aturan perkembangan secara kronologis
menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat
digunakan sesuai dengan pokok bahasan.
c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
Teks bias dikembangkan dengan
mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah dirumah, pabrik,kantor, pusat
perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara
geografis ke berbagai penjuru dunia.
d. Menjelaskan
suatu proses atau prosedur
Cara mengembangkan ini hampir sama
pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, Misalnya suatu
tahapan kebijaksanaan , operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau
penarikan simpanan.
e. Menyusun
urutan tingkat kepentingannya secara alphabet
Urutan pertama berisi ide-ide,
kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting
atau tidak penting.
f. Menyusun
urutan tingkatan familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan
menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familier terlebih dahulu,
kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Seseorang
cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari
pasa yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun
sumber-sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca
sangat tertarik kepada sumber informasinya serta memilih sumber-sumber yang
sesuai.
h. Pemecahan
masalah
Cara ini umum digunakan untuk
mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.
§ Metode
Outline
Membantu melihat hubungan antara topik,
membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam
suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih. Dalam menyusun sub
judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :
a. Tempatkan
ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan, subjek dan pembaca.
b. Keseimbangan
masing-masing bagian dijaga dengan baik.
c. Jika
membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.
d. Gunakan
pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit
untuk sub judul.
e. Jangan
pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul).
Ø Penulisan Laporan Singkat
Laporan
singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit. Bagi pencapaiaan
komunikasi yang efektif laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo
ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman.
Secara
umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan halaman judul,
surat pengantar, daftar isi dan rangkuman, karena hanya terdiri atas 1 atau 2
lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada
tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian
penutup. Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan
formal antara lain :
a. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b. Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
c. Judul
dan sub-sub judul dalam tubuh laporan.
d. Format
memo atau surat.
Ø Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Laporan
bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
a. Informasi
yang akurat
b. Isi
menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
c. Format,
style dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca
PRESENTASI
BISNIS
Ø Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
§ Penguasaan
terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan
dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin
disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap
materi yang akan dipresentasikan bukan
saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan
citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena
itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
§ Penguasaan
Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik
Di samping penguasaan materi yang baik,
yang juga penting adalah bagaimana
seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang
dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara
lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide,
komputer, bagan, flip chart, kamera
video, tape, televisi, dan LCD projector.
§ Menganalisis
Audiens
Agar tujuan presentasi bisnis dapat
tercapai dengan baik, seorang pembicara
perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan
bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan,
mengapa, dan
bagaimana, seorang pembicara akan dapat
mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat
melakukan berbagai persiapan antisipatif.
§ Menganalisis
Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan
tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat
lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis. Pemahaman
terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan
memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu
presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang
digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak
ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.
Ø Penggunaan Alat Bantu dalam
Presentasi
Sejalan
dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah seharusnya seorang
pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan teknologi modern
tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu
menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan dengan baik
melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut. Pemilihan alat bantu
audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada sejauh mana
seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana lokasi
seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis. Ketidaktepatan dalam
menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja mengganggu jalannya
presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian yang kurang
mrnguntungkan bagi pembicara tersebut.
Alat
bantu presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang
konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan
alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara
memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat
bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu presentasi
bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts, transpartasi
overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD
projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki
keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;
1. Papan
Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard)
2. Flip
Charts
3. Transparansi
Overhead Projector
4. Slide
5. Papan
Tulis Elektronik
6. Video
Cassette Recorder (VCR)
7. Panel
LCD
8. Proyektor
LCD
Ø Menganalisa Audience
Untuk
dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya,
pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat.
Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau
kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu,
dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam
pertanyaan mendasar berikut ini.
1. Siapa
Audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan
kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin banyak informasi yang dapat
diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi
secara tepat.
2. Apa
yang Diinginkan Audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis
sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang
diinginkan oleh audiens.
3. Dimana
Melakukan Presentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap
tempat presentasi dilakukan sangat penting. Pemahaman tempat presentasi akan
membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat
4. Kapan
Melakukan Presentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan
secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,
bulan, hari dan jam berapa). Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam
ketika Audiens masih “segar”, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens
telah menurun, melemah, bahkan cendrung mengantuk. Pagi hari sangat baik untuk
melakukan presentasi bisnis. Adapun waktu siang hari setelah makan siang
merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi bisnis, karna audiens
cendrung ngantuk.
5. Mengapa
Melakukan Presentasi?
Sebelum melakukan presentasi bisnis,
seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan
presentasi bisnis. Tentunya akan sangat bervariasi antara seseorang dengan yang
lain. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk
memberikan alternatif solusi atas merosotnya omset penjualan buku-buku
referensi peguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini.
6. Bagaimana
Melakukan Presentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan
pembicara dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi
bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegagang
catatan atau naskah lengkap, menggunakan tranparansi overbead, slide, proyektor
LCD, computer atau multimedia, atau lainnya.
Ø Mempersiapkan Diri dan Mental
Dalam
melakukan presentasi bisnis, sebenarnya bukan saja ucapan atau pembicara yang
menjadi perhatian. Tetapi juga muncul gerakan-gerakan tertentu yang dilakukan
oleh pembicara. Presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi
nonverbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan
presentasi bisnis antara lain meliputi ekspresi wajah, senyuman, kontak mata,
gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri.
a. Ekpresi
Wajah
Ekspresi wajah adalah salah satu
ekspresi tubuh yang dapat memberikan arti senang, senang, sedih, cemberut, atau
marah. Wajah dapat mengekpresikan dirinya dengan polos, apa adanya tidak perlu
ditutup-tutupi. Oleh karna itu saat melakukan presentasi bisnis seorang
pembicara perlu berlatih bagaimana
menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan,
atau kemarahan terhadap sesuatu.
b. Senyuman
Menurut suatu penelitian, orang yang
mudah tersenyum lebih bahagia dari pada mereka yang tidak pernah tersenyum.
Para ilmuan membuktikan bahwa dengan tersenyum, seseorang yang mengeluarkan
suatu zat kimia didalam otak, sehingga
ia merasa enak atau senang.
Senyum dapat mengapus beda pendapat,
mengobati perasaan sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan
pengahargaan. Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus dan tidak
dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan
yang lebih akrab terhadap audiens. Ada
kecendrungan seseorang lebih senang melihat orang lain tersenyum dari pada
cemberut. Oleh karna itu, senyumlah selama melakukan presentasi bisnis memiliki
arti yang sangat penting. Tersenyumlah secara wajar atau secukupnya tetapi
jangan berlebihan.
c. Kontak
Mata
Kontak mata (eye contact) yang efektif
dan efesien adalah ciri-ciri profesionalitas pembicaraan. Menurut Leonardo da
vinci, mata adalah cerminan jiwa. mata juga menunjukan keyainan diri seseorang.
Sedangkan mata yang setangah tertutup memberikan kesan adanya keraguaan atau
kesangsian.
Pada menit-menit pertama melakukan
prsentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup melakukan prsentasi
bisnis tataplah para audiens dengan baik. Jangan memfokuskan perhatian pada
seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata.
Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukan bahwa ia
berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama. Pandanglah mereka dengan
senyuman manis. Hindari ekspresi wajah yang cemberut.
d. Gerakan
Tangan
Gerakan tangan sangat membantu dalam
melakukan persentasi bisnis yang dapat memperkuat topik bahasan dan lebih
membantu dalam meyakinkan audiens. Gerakan tangan yang dilakukan oleh pembicara
saat persentasi bisnis ada bermacam-macam, sesuai keinginan pembicara namun
harus tetap santun. Salah satu contoh gerakan tangan oleh pembicara adalah
ketika pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran
atau keterbukaan.
e. Gerakan
Bahu
Gerakan bahu yang dilakukan pembicara
dapat menunjukkan bahwa kita sebagai pembicara dalam persentasi bisnis dalam
keadaan siap atau menyerah. Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala
mendongak keatas dan menghembuskan nafas menunnjukkan pembicara dalam keadaan
siap, sedangkan gerakan bahu yang terkulai lemas menunjukkan pembicara sedang
tidak bersemangat atau menyerah.
f. Gerakan
kepala
Gerakan kepala pembicara dalam
persentasi bisnis dapat menunjukkan tindakan setuju atau menolak suatu
pernyataan. Seperti ketika kita setuju dengan sebuah pernyataan gerkan kepala
kita adalah dengan menganggukkan kepala, sedangkan ketika kita menolah sebuah
pernyataan maka gerakan kepala kita adalah dengan menggelengkan kepala.
g. Cara
Berdiri
Berdiri dalam melakukan persentasi
bisnis merupakan hal positif karena posisi pembicara tampak lebih tinggi dan
lebih mudah bergerak serta mengatur pernapasan. Cara pembicara berdiri didepan
audiens akan menentukan keberhasilan pembicara dalam menyampaikan persentasi.
Cara berdiri pembicara yang baik dan benar adalah berdiri tegap, tegakkan dada
dan bernafas dengan perut, condongkan kepalas sedikit kedepan, buka kedua
tangan, dan jangan membungkuk.
Peter
Urs Benders dalam buku Secrets Of Power Presentations memberikan resep
bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri , yaitu :
1. Saat
anda di perkenalkan , tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin
(audiens) dan kemudian keada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda
(yang memperkenalkan anda) . Jangan nunduk malu . Berbanggalah !
2. Mulailah
perlahanlahan, dengan punggung dan dagu tegak . kemudian percepat secara bertahap.
3. Bukalah
presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguhsungguh.
4. Mengakui
anda lebih tau tentang topic tersebut, dari pada para pendengar anda. Anda
seorang pakar.
5. Pakailah
pakaian anda yang terbaik.
6. Yang
terpenting , hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh anda un akan merasa
positif . Teruslah berkata ada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.
KOMUNIKASI
LISAN DAN NEGOSIASI
Ø Komunikasi Lisan dalam Rapat
Biasanya
pada suatu pertemuan ataupun rapat, setiap peserta harus menyadari posisinya
masing2 dalam suatu forum. Masing2 peserta harusnya ;
1. Mampu
berperan sebagai komunikan yang sangat responsif dan tidak emosional.
2. Mampu
berperan sebagai komunikator yang berpatispasi aktif namun tidak memonopoli
pembicaraan.
3. Mampu
berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
4. Mampu
mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat, serta tidak berbicara
bertele-tele.
5. Mampu
berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak
kehilangan pendirian.
Ø Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Pada
dasarnya wawancara merupakan suatu obrolan biasa, tapi dengan topik yang
tertentu, dan ada pihak yang akan bertanya (pewawancara) dan pihak lain yang
harus menjawab, memberi informasi, atau menjelaskan. Berikut ini adalah
beberapa sikap wawancara yang baik dan benar, antara lain :
1. Fokus
pada lawan bicara
2. Fokus
pada topik pembicaraan
3. Tidak
boleh memotong pembicaraan
4. Gunakan
volume suara yang baik (tidak berbicara terlalu keras)
5. Sabar
6. Lakukan
verivikasi jika ada kekurangan atau kesalahan
7. Tidak
boleh menyakiti hati responden
8. Hidari
bahasa yang menggurui responden
9. Hidari
kata-kata kasar (kotor)
10. Bersikap
ramah
11. Hindari
sikap rakus
12. Hidari
tatapan yang aneh sperti menyelidik/melotot/cligak clinguk
13. Dan
yang terakhir Ucapkan terimakasih
Ø Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Biasanya
dalam melakukan negosiasi setidaknya terdapat 6 tahapan yang penting yang harus
dilakukan :
1. Persiapan
Yang dimaksud persiapan itu ialah
meliputi, Mengumpulkan atau mencari informasi, Menentukan tim negosiasi,
Mengusahakan lebih banyak untuk mengenal profil pihak lawan, tujuannya adalah
agar tumbuh kepercayaan diri & kesiapan dalam melakukan negosiasi.
2. Kontak
pertama
Tahap ini adalah tahap pertemuan secara
langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Lalu
ada yg namanya Tahap penilaian, dimana pada tahap ini akan muncul kesan pertama
antara kedua belah pihak.
3. Konfrontasi
Tahap ini adalah tahap dimana sering
terjadinya adu argumen antara kedua belah pihak terhadap segala sesuatu yang
dinegosiasikan. Lalu pada tahap ini juga biasanya terdapat perbedaan dan berpotensi
semakin panasnya perdebatan.
4. Konsiliasi
Yang dimaksud konsoliasi adalah
melakukan tawar menawar utk memperoleh kesepakatan yang betul2 disepakati dan
bermanfaat bagi kedua belah pihak.
5. Solusi
Pada tahap ini kedua belah pihak mulai
saling menerima dan memberi, atau dimana para negosiator mulai menemukan
kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing2, dengan
mengembangkan sikap relasional dan bersikap saling memberi solusi terbaik bagi
kedua belah pihak.
6. Pasca
Negosiasi
Tahap ini adalah tahap terakhir dari suatu negosiasi
yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, memastikan masing2 pihak
berkomitmen atas segala yg sudah disepakati.
KOMUNIKASI
DALAM TULISAN
§ Penulisan Kabar atau Berita
Menulis
berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai
sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang
baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga
pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita
tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa dapat
atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan memilih
mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.
Hal
pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi
sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur
kelengkapan berita. Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur
pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait
isi berita.
§ Penulisan Pesan Pesan Persuasive
Persuasif
merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah
kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat
audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka
setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan
internal dan eksternal.
Didalam
suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan
kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan
dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
1. Analisis
Audien
2. Pertimbangan
Perbedaan Budaya
3. Memilih
Pendekatan Organisasional
§ Korespondensi (surat menyurat)
Korespondensi
adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak-pihak yang terkait
didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun perseorangan.
Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Sedangankan
untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.
Salah
satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana
penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki
prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam
menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat
haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun
dari segi tata letaknya.
Ciri-ciri
Surat :
1. Pesannya
berupa tulisan
2. Terdapat
isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan
3. Penulisannya
mengikuti aturan tertentu
4. Gaya
bahasa sesuai dengan jenis surat
5. Terdapat
informasi mengenai pihak yang terkait
Fungsi
Surat :
1. Sebagai
penyampai pesan
2. Sebagai
wakil atau delegasi pengirim
3. Sebagai
pedoman atau petunjuk suatu hal
4. Sebagai
bukti tertulis
5. Sebagai
alat pengingat
6. Sebagai
dokumen penting
Bagian-bagian
Surat :
Bagian
surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya
sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian
tersebut ialah:
1. Informasi
pengirim atau kop surat
2. Atribut
surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
3. Penerima
surat
4. Alamat
tujuan surat
5. Pembuka
surat
6. Isi
surat
7. Penutup
surat
8. Identitas
pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9. Tambahan
(lampiran, tembusan dan pengonsep)
Komentar
Posting Komentar